Sztuczna inteligencja w firmie – czy korzystasz z niej legalnie?

Sztuczna inteligencja przestała być futurystycznym dodatkiem, a stała się codziennym narzędziem pracy. ChatGPT, Copilot, narzędzia do generowania grafik, analizy danych czy automatyzacji obsługi klienta są dziś wykorzystywane w marketingu, HR, IT i sprzedaży.

Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy, że korzystanie z AI może wiązać się z realnymi ryzykami prawnymi – od naruszeń RODO, przez prawa autorskie, aż po odpowiedzialność pracodawcy i zarządu.

Czy Twoja firma korzysta z AI w sposób legalny?

 

AI w firmie – więcej niż tylko narzędzie

 

Z perspektywy prawa sztuczna inteligencja nie jest neutralnym „asystentem”. Jej wykorzystanie bardzo często oznacza:

• przetwarzanie danych osobowych,
• wykorzystanie bazy danych firmy
• korzystanie z cudzych treści (tekstów, kodu, grafik),
• podejmowanie decyzji wpływających na pracowników lub klientów,
• przekazywanie danych do podmiotów trzecich (często poza UE).

To wszystko sprawia, że AI w firmie staje się obszarem wymagającym compliance, podobnie jak RODO czy cyberbezpieczeństwo.

 

Dane osobowe i poufne w narzędziach AI

Jednym z najczęstszych problemów jest niekontrolowane przekazywanie danych do narzędzi AI.

Przykłady z praktyki:

• pracownik HR wkleja do narzędzia AI CV kandydatów,
• marketer analizuje bazę klientów w ChatGPT,
• programista wprowadza fragmenty kodu objętego tajemnicą przedsiębiorstwa.

W wielu przypadkach oznacza to: brak podstawy prawnej przetwarzania danych,brak umowy powierzenia, transfer danych poza UE,naruszenie obowiązków informacyjnych no i oczywiście ujawnianie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Problem polega na tym, że odpowiedzialność ponosi nie pracownik, lecz pracodawca.

Prawa autorskie i AI – szara strefa, realne ryzyko

Korzystanie z treści generowanych przez AI rodzi pytania:

• kto jest autorem wygenerowanego tekstu lub grafiki?
• czy można je swobodnie wykorzystywać komercyjnie?
• co jeśli AI „nauczyła się” na cudzych utworach?

 

Brak jasnych regulacji nie oznacza braku odpowiedzialności. W praktyce firmy mogą narazić się na: zarzuty naruszenia praw autorskich, spory z kontrahentami czy problemy z przeniesieniem praw do utworów.

 

Odpowiedzialność pracodawcy i zarządu

Warto pamiętać, że działania pracowników z użyciem AI są traktowane jak działania firmy. Brak zasad korzystania z AI może zostać uznany za brak należytej staranności, zaś nowe regulacje unijne (AI Act) wprost wskazują na obowiązki organizacyjne po stronie przedsiębiorców.

W skrajnych przypadkach odpowiedzialność może dotknąć członków zarządu, zwłaszcza gdy AI wpływa na decyzje kadrowe, finansowe lub bezpieczeństwo systemów IT.

 

Czy wystarczy „zakaz używania AI”?

Coraz więcej firm próbuje rozwiązać problem poprzez całkowity zakaz korzystania z narzędzi AI.  Czy to dobry pomysł? Niekoniecznie.

Przede wszystkim to rozwiązanie trudne do wyegzekwowania i często sprzeczne z interesem biznesowym. Kiedy firma chce się rozwijać wręcz konieczne jest wykorzystywanie nowych technologii. Firma musi jednak robić mądrze.Zakaz wykorzystywania narzędzi AI  zapewne też jest nieskuteczne w dłuższej perspektywie.

Zdecydowanie lepszym podejściem jest świadome i kontrolowane korzystanie z AI.

To wymaga opracowania jasnych zasady dla pracowników, oraz dostosowanie procesów do obowiązujących i nadchodzących regulacji.

 

Jak przygotować firmę na legalne korzystanie z AI?

Podstawą jest przygotowanie firmy na korzystanie z AI w sposób optymalny i legalny.

Oznacza to, że należy wykonać następujące kroki:

1. Przeprowadzić audyt wykorzystywanych narzędzi AI oraz ocenę ryzyk prawnych (RODO, IP, compliance),
2. Następnie w oparciu o wyniki audytu należy opracować i wdrożyć politykę korzystania z AI,
3. Dostosować umowy i procedury wewnętrzne do opracowanych ustaleń zawartych w polityce prywatności.
4. Przygotować firmę na wejście w życie AI Act.

 

Każda organizacja korzysta z AI w inny sposób, dlatego nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie.

 

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja daje ogromne możliwości, ale jej niekontrolowane użycie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Firmy, które już dziś zadbają o zgodność prawną, zyskają nie tylko bezpieczeństwo, ale i przewagę konkurencyjną.

Jeżeli Twoja firma korzysta (lub planuje korzystać) z narzędzi AI, warto sprawdzić, czy odbywa się to w sposób zgodny z prawem.