Dlaczego umowa o zachowaniu poufności jest ważna w branży IT?

Umowa o zachowaniu poufności w dziedzinie IT, często nazywana także umową o poufności lub NDA (Non-Disclosure Agreement), jest dokumentem, który ma na celu ochronę poufności informacji przekazywanych między stronami.

Umowa o zachowaniu poufności jest istotna w branży IT z kilku powodów:

Pierwszym z nich jest możliwość podjęcia szybkiej współpracy pomiędzy stronami. Umowa pozwala szybko podjąć prace nad projektem, podczas gdy szczegóły współpracy regulowane na podstawie odrębnych umów współpracy są negocjowane. Zazwyczaj negocjacje co do meritum współpracy, w tym co do zapisów umów o współpracę trwają długo, w tym ze względu na fakt ustalania różnych koncepcji współpracy. Umowa NDA pozwala już zabezpieczać interesy stron i rozmawiać o szczegółach ofert.

NDA pozwala chronić tajemnice przedsiębiorstwa. Firmy IT często posiadają unikalne tajemnice handlowe, które stanowią podstawę ich przewagi konkurencyjnej. Może to obejmować technologie objęte ochroną własności przemysłowej, ale również nieopublikowane projekty, metody biznesowe, algorytmy, bazy danych itp. Umowa NDA pozwala firmom zabezpieczyć te poufne informacje przed ujawnieniem osobom trzecim, co chroni ich innowacje i unikalność.

Umowa o zachowaniu poufności chroni klientów strony. Firmy w branży IT często mają dostęp do poufnych danych swoich klientów, takich jak dane osobowe, dane finansowe, poufne informacje handlowe itp. Umowa NDA pozwala tym firmom zobowiązać się oraz swoich pracowników lub podwykonawców do zachowania poufności tych danych i uniknięcia ich nieautoryzowanego ujawnienia lub wykorzystania.

NDA odgrywa również istotną rolę przy zatrudnianiu pracowników przez softwarehouse’y, w tym przy podjęciu współpracy w ramach B2B (współpraca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą). Umowa NDA pozwala zabezpieczyć się przed ujawnieniem poufnych informacji przez pracowników/współpracowników, zarówno w trakcie zatrudnienia/ współpracy, jak i po jego/jej  zakończeniu. Często łączona jest w tym zakresie z zakazem konkurencji.

Firmy IT często współpracują z zewnętrznymi dostawcami i podwykonawcami w celu realizacji swoich projektów. Umowa NDA jest instrumentem, który umożliwia tym firmom zabezpieczenie się przed ujawnieniem poufnych informacji handlowych, technologicznych lub innych ważnych informacji przez te zewnętrzne podmioty.

Podstawowe elementy umowy o zachowaniu poufności w IT mogą obejmować:

1. Strony umowy: Należy wskazać strony umowy, czyli osoby lub podmioty, które są zobowiązane do zachowania poufności.
2. Definicje: Umowa powinna zawierać definicje kluczowych terminów, takich jak „informacje poufne”, „odbiorcy informacji” itp., aby uniknąć nieporozumień.
3. Zakres poufności: Należy jasno określić, jakie informacje są objęte umową o poufności. Może to obejmować tajemnice handlowe, technologie, dane klientów, kod źródłowy, projekty, plany biznesowe itp.
4. Okres poufności: Należy określić czas, przez który informacje objęte umową mają pozostać poufne. Może to być określony czas (np. 2 lata) lub czas nieokreślony.
5. Obowiązki stron: Warto wskazać jakie są obowiązki stron w zakresie zachowania poufności. Może to obejmować zakaz ujawniania informacji, obowiązek stosowania środków ostrożności, jak również odpowiedzialność za ujawnienie poufnych informacji.
6. Wyjątki: Umowa może zawierać wyjątki od obowiązku zachowania poufności, takie jak sytuacje, w których strony muszą ujawnić informacje na podstawie prawa lub na żądanie uprawnionych organów.
7. Ochrona informacji: Może zawierać zapisy dotyczące środków bezpieczeństwa, jakie strony podejmują w celu ochrony poufnych informacji, takie jak zabezpieczenia fizyczne, hasła, szyfrowanie danych itp.
8. Sankcje za naruszenie: W umowie można uwzględnić postanowienia dotyczące sankcji za naruszenie umowy o poufności, takie jak kary umowne, odszkodowania lub wskazywać inne skutki prawne naruszenia.
9. Rozwiązanie umowy: Umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące sposobu rozwiązania umowy oraz co się dzieje z informacjami objętymi poufnością po zakończeniu umowy.

Umowa NDA daje firmom pewność, że informacje poufne będą traktowane jako tajemnica i będą chronione przed nieuprawnionym ujawnieniem. W ten sposób umożliwiają one firmom zachowanie konkurencyjności, budowanie zaufania w relacjach biznesowych i ochronę ich innowacji.

Wzór umowy o zachowaniu poufności możesz zakupić w polskiej i angielskiej wersji językowej.