Po co nam regulamin serwisu internetowego/sklepu?

Wprowadzenie

Regulamin jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdego serwisu internetowego. Stanowi on podstawę prawną działalności serwisu, regulując prawa i obowiązki zarówno użytkowników, jak i usługodawcy. Regulamin powinien spełniać wymogi stawiane przez ustawodawcę krajowego oraz europejskiego. Dla polskich serwisów internetowych jest to m.in. ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, kodeks cywilny, RODO, a także często również akt o usługach cyfrowych, tj. Digital Services Act (DSA). W zależności od zasięgu działania takiego serwisu powinien on każdorazowo spełniać lokalne wymogi prawne.

Kluczowe elementy regulaminu

Przy tworzeniu regulaminu serwisu internetowego, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych zagadnień, które muszą być odpowiednio ujęte, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Oto elementy, które powinien zawierać prawidłowo przygotowany regulamin:

Zakres i rodzaje świadczonych usług

Regulamin powinien jasno określać, jakie usługi są świadczone w ramach serwisu, jaki jest ich zakres oraz w jaki sposób użytkownicy mogą z nich korzystać. Jasno określone rodzaje usług minimalizują ryzyko nieporozumień i ułatwiają ewentualne procesy reklamacyjne.

Wymagania techniczne

W regulaminie w sposób precyzyjny należy określić wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca. Najczęściej następuje to poprzez wskazanie rodzaju i wersji oprogramowania niezbędnej do prawidłowego wyświetlania serwisu internetowego oraz dostępu do Internetu

Warunki zawierania i rozwiązywania umowy

W regulaminie należy szczegółowo określić warunki zawierania oraz rozwiązania umowy między użytkownikiem a usługodawcą. Zasady zawierania umów oraz ich rozwiązywania powinny być jasne i precyzyjne. Ważne jest także wskazanie procedur odstąpienia od umowy przez konsumenta. Pamiętać również należy, że część przepisów dotyczących konsumentów znajduje również zastosowanie do przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Odpowiedzialność usługodawcy i wyłączenia odpowiedzialności

Kolejnym istotnym elementem regulaminu jest odpowiedzialność usługodawcy za działanie serwisu. Regulamin powinien określać granice odpowiedzialności usługodawcy za błędy techniczne, przerwy w działaniu serwisu oraz ewentualne szkody poniesione przez użytkowników. Przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ale również DSA, przewiduje, że dostawcy usług hostingowych (fora dyskusyjne, sklepy internetowe pozwalające użytkownik na pozostawienie opinii, inne serwisy pozwalające na udostępnianie treści) mogą wyłączyć swoją odpowiedzialność za treści dostarczane przez użytkowników, pod warunkiem że działają zgodnie z odpowiednimi procedurami (zasady zgłaszania i usuwania nielegalnych treści).

Wymogi informacyjne i ochrona danych osobowych

Każdy serwis internetowy, który przetwarza dane osobowe użytkowników, jest zobowiązany do spełnienia obowiązków wynikających z RODO. Regulamin powinien w jasny sposób informować o rodzaju gromadzonych danych, celach ich przetwarzania oraz prawach przysługujących użytkownikom. Dodatkowo, zgodnie z przepisami DSA, należy zagwarantować użytkownikom dostęp do informacji o tym, w jaki sposób ich dane są wykorzystywane.

Dodatkowe zapisy dotyczące treści handlowych

Serwisy, które korzystają z informacji handlowych, np. wysyłają newslettery, powinny pamiętać o odpowiednich zapisach dotyczących zgody na przesyłanie tego typu treści. Wysyłanie informacji handlowej wymaga bowiem dobrowolnej i wyraźnej zgody użytkownika, a sama informacja powinna być wyraźnie oznaczona.

Nowe wymogi DSA: prawa użytkowników oraz mechanizmy zgłaszania

Wejście w życie DSA wprowadziło szereg dodatkowych wymogów, które powinny zostać uwzględnione w regulaminach serwisów internetowych, w szczególności:

Mechanizmy zgłaszania i działania

DSA wymaga, aby serwisy internetowe umożliwiały użytkownikom zgłaszanie treści, które mogą być nielegalne lub naruszać regulamin serwisu. W regulaminie należy zatem zawrzeć informacje o sposobie zgłaszania takich treści, jak również opisać procedurę ich usuwania. Wymagane jest, aby serwisy działały zgodnie z zasadą przejrzystości, co oznacza, że użytkownicy powinni być informowani o podejmowanych przez usługodawcę działaniach oraz ich przyczynach.

Wewnętrzny system rozpatrywania skarg

Jednym z ważniejszych wymogów DSA jest wprowadzenie wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg, co oznacza, że użytkownicy mają prawo do odwołania się od decyzji usługodawcy, w przypadku np. usunięcia treści lub zablokowania konta. Procedura ta powinna być opisana w regulaminie, a sam proces rozpatrywania skarg powinien być przejrzysty, aby użytkownicy mieli pewność, że ich skargi są rozpatrywane w sposób uczciwy.

Identyfikowalność przedsiębiorców w serwisach internetowych

Zgodnie z przepisami DSA, serwisy internetowe, które umożliwiają działalność innym przedsiębiorcom (np. sklepy internetowe, portale aukcyjne), muszą stosować procedury, które umożliwią zidentyfikowanie danego przedsiębiorcę korzystającego z serwisu. W przypadku zakupu produkty niedozwolonego, usługodawca powinien dostarczyć konsumentowi wszelkich niezbędnych informacji o osobie przedsiębiorcy oraz przysługujących konsumentowi środkach.

***

Profesjonalnie przygotowany regulamin to kluczowy dokument dla prawidłowego funkcjonowanie serwisu internetowego. Przygotowany w sposób należyty, zapewnia zgodność z przepisami prawa, chroni interesy usługodawcy oraz zwiększa poziom zaufania użytkowników. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu regulaminu lub jego dostosowaniu do obowiązujących przepisów, skontaktuj się z nami.